Portal autogestión

1. IntroducciónEl Portal de Clientes es una plataforma web desarrollada por Coral Systems que te permite consultar y hacer seguimiento a los servicios técnicos que has contratado, ver el estado de tus citas programadas y mantener actualizada tu información de contacto, todo desde un solo lugar.

Este manual explica paso a paso cómo ingresar al portal, navegar por sus secciones y sacar el mayor provecho de cada funcionalidad.

1.1  ¿A quién está dirigido?Este manual está dirigido a clientes finales que hayan contratado algún servicio de instalación, mantenimiento o reparación. No se requieren conocimientos técnicos previos.

1.2  Requisitos previos

• Tener acceso a internet desde un computador, tableta o celular.
• Contar con el número de celular registrado en la contratación del servicio, o con acceso al correo electrónico asociado.
• Tener WhatsApp activo en tu celular (para el método de acceso recomendado).

Tip:  El portal funciona en los navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge y Safari. Se recomienda tener la versión más reciente de tu navegador.

2. Acceso al PortalExisten dos formas de ingresar al Portal de Clientes: mediante verificación por WhatsApp (recomendada) o mediante código enviado al correo electrónico.

2.1  Ingresar con WhatsAppEste es el método más rápido. Recibirás un código de verificación directamente en tu chat de WhatsApp.

 

 

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Abre el portal desde el enlace que te proporcionó tu proveedor de servicio.

2

En el campo País, verifica que esté seleccionado tu país. Si eres de Colombia, aparecerá Colombia +57 por defecto.

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Escribe tu número de celular en el campo Número de Teléfono, sin incluir el indicativo del país (por ejemplo: 316 831 5691).

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Haz clic en el botón verde Acceder con WhatsApp.

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Revisa tu WhatsApp. En pocos segundos recibirás un mensaje con un código de 6 dígitos.

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Ingresa ese código en la pantalla de verificación y haz clic en Verificar y Acceder.

 

Importante:  El código de verificación tiene una vigencia de 48 segundos. Si se vence, puedes solicitar uno nuevo haciendo clic en Reenviar.

2.2  Ingresar con correo electrónico Si no tienes WhatsApp o prefieres usar tu correo, haz clic en Enviar código por correo electrónico en la pantalla de inicio. El sistema enviará un código de 6 dígitos a la dirección de correo registrada en tu cuenta. Ingresa el código en la pantalla de verificación y haz clic en Verificar y Acceder.

2.3  Pantalla de verificación Independientemente del método que elijas, verás la pantalla de Verificar Código con 6 casillas donde debes ingresar el código recibido.

 

ElementoDescripción6 casillasCada casilla corresponde a un dígito del código. Puedes pegarlo directamente o escribirlo uno a uno.Verificar y AccederConfirma el código e ingresa al portal.Reenviar en XsSi el código expiró, espera el contador y luego haz clic para solicitar uno nuevo.Contacta a soporteSi tienes problemas para ingresar, haz clic en este enlace para recibir ayuda.VolverRegresa a la pantalla anterior para cambiar tu número o correo.

3. Pantalla de Inicio — Mis ServiciosUna vez verificado tu acceso, el portal te llevará a la pantalla principal llamada Mis Servicios. Aquí podrás ver todos los servicios que tienes contratados.

 

3.1  ¿Qué ves en esta pantalla?ElementoDescripciónMenú lateralBarra de navegación a la izquierda con las secciones Inicio, Agenda y Perfil.Mis ServiciosÁrea central donde aparecen los servicios contratados.BuscadorCampo de texto para buscar por nombre de servicio o proveedor.Botón actualizarÍcono de recarga junto al buscador, para refrescar la lista.NotificacionesÍcono de campana en la parte superior derecha con el conteo de alertas sin leer.Avatar / InicialesMuestra tus iniciales. Al hacer clic accedes a opciones de perfil.

3.2  ¿Qué pasa si no tienes servicios?Si es la primera vez que ingresas o aún no tienes servicios asignados, verás el siguiente mensaje en pantalla:

Aviso del sistema:  "No tienes servicios contratados aún. Explora nuestros servicios y encuentra el que mejor se adapte a tus necesidades."

Esto es completamente normal. Los servicios aparecerán automáticamente una vez que tu proveedor los registre en el sistema.

3.3  Buscar un servicioUsa el buscador para encontrar rápidamente un servicio específico. Solo escribe el nombre del servicio o el nombre del proveedor y la lista se filtrará en tiempo real.

 

 

Tip:  Si la búsqueda no arroja resultados, revisa que el nombre esté bien escrito o intenta con términos más cortos. También puedes hacer clic en la X dentro del buscador para limpiar el filtro y ver todos los servicios nuevamente.

4. NotificacionesEl portal te mantiene informado sobre el estado de tus citas a través de un sistema de notificaciones. El ícono de campana en la parte superior derecha muestra cuántas notificaciones tienes sin leer.

 

4.1  Tipos de notificacionesElementoDescripciónCita confirmadaTu cita fue programada y confirmada por el técnico o el sistema.RecordatorioAviso previo a la cita, generalmente cuando falta 1 hora o menos.Cita completadaConfirma que el servicio fue realizado y marcado como completado.

4.2  Marcar notificaciones como leídasLas notificaciones sin leer aparecen con un punto de color verde a la izquierda. Para marcarlas todas como leídas, haz clic en el botón Marcar todas que aparece en la parte superior del panel.

Nota:  Las notificaciones se ordenan por tiempo. Las más recientes aparecen primero.

5. Agenda — Tus CitasLa sección Agenda es donde puedes consultar todas las citas programadas. Puedes verlas en formato lista o en un calendario mensual.

5.1  Vista ListaLa vista predeterminada muestra tus citas en una lista organizada por fecha.

 

ElementoDescripciónFechaMes y día de la cita, resaltados en un cuadro de color.Nombre del servicioDescripción del servicio a realizar.HoraHora programada para la visita.EstadoEtiqueta de color que indica el estado actual de la cita.Técnico asignadoNombre del técnico que realizará el servicio.DirecciónLugar donde se realizará el servicio.Ver detallesBotón para consultar la información completa de la cita.

5.2  Estados de una citaElementoDescripciónConfirmadaLa cita está programada y confirmada. El técnico se presentará en la fecha y hora indicada.PausadaLa cita está en espera. Puede estar pendiente de alguna confirmación o acción.CanceladaLa cita fue cancelada. Si crees que es un error, comunícate con tu proveedor.CompletadaEl servicio ya fue realizado.

5.3  Filtros de fecha

• Todas: muestra el historial completo de citas.
• Hoy: muestra únicamente las citas del día actual.
• Esta Semana: muestra las citas de los próximos 7 días.
• Este Mes: muestra las citas del mes en curso.

5.4  Vista CalendarioHaz clic en el botón Calendario en la parte superior derecha de la Agenda para cambiar a esta vista. Los días con citas aparecen marcados con puntos de color.

 

 

 

 

Haz clic sobre cualquier día marcado para ver las citas programadas para esa fecha.

5.5  Buscar y actualizar citasEl buscador dentro de la Agenda te permite encontrar citas específicas por nombre de servicio o técnico. Si acabas de programar una nueva cita y no aparece, haz clic en el botón Actualizar para refrescar la información.

6. Seguimiento de un ServicioUna vez que tu proveedor registra y programa un servicio, podrás verlo directamente en el portal y hacer seguimiento a cada etapa del proceso, desde que el técnico es asignado hasta que el trabajo queda finalizado.

6.1  Servicio asignado — Próximas CitasCuando un servicio tiene una cita programada, aparece en la pantalla de Inicio bajo la sección Próximas Citas. La tarjeta muestra el nombre del servicio, la fecha y hora, el estado Asignado, el técnico responsable y la dirección de la visita.
Desde la tarjeta tienes dos acciones disponibles:

• Ver detalles: abre la información completa del servicio.
• Reagendar: permite solicitar un cambio de fecha para la cita.

Haz clic sobre cualquier día marcado para ver las citas programadas para esa fecha.

5.5  Buscar y actualizar citasEl buscador dentro de la Agenda te permite encontrar citas específicas por nombre de servicio o técnico. Si acabas de programar una nueva cita y no aparece, haz clic en el botón Actualizar para refrescar la información.

6. Seguimiento de un ServicioUna vez que tu proveedor registra y programa un servicio, podrás verlo directamente en el portal y hacer seguimiento a cada etapa del proceso, desde que el técnico es asignado hasta que el trabajo queda finalizado.

6.1  Servicio asignado — Próximas CitasCuando un servicio tiene una cita programada, aparece en la pantalla de Inicio bajo la sección Próximas Citas. La tarjeta muestra el nombre del servicio, la fecha y hora, el estado Asignado, el técnico responsable y la dirección de la visita.
Desde la tarjeta tienes dos acciones disponibles:

• Ver detalles: abre la información completa del servicio.
• Reagendar: permite solicitar un cambio de fecha para la cita.

Figura S1 — Servicio con cita asignada en Mis Servicios

6.2  Detalle del servicioAl hacer clic en Ver detalles se abre la vista completa del servicio. Aquí puedes consultar toda la información relacionada con la cita y hacer seguimiento en tiempo real.

ElementoDescripciónEstadoEtiqueta en la parte superior que indica la fase actual del servicio (Asignado, Técnico en Camino, Servicio en Progreso, Técnico Finalizó).Número de expedienteCódigo único del servicio, visible en la esquina superior derecha (ej. 2026051100002).Fecha y horaDía y hora programados para la visita.DirecciónLugar donde se realizará el servicio.Técnicos AsignadosNombre del técnico o técnicos que atenderán la cita.Actividad actualMuestra la tarea que el técnico está ejecutando en ese momento.Recaudos y DevolucionesRegistro de pagos o devoluciones asociados al servicio.Política de CancelaciónAviso sobre los tiempos mínimos para cancelar o reagendar sin cargos adicionales.Gestionar CitaSección al final para reagendar o cancelar la cita, con campo de motivo obligatorio.

 

6.3  Actividades del servicioDesde el detalle del servicio puedes ver el listado completo de actividades que componen el trabajo a realizar. Para acceder, haz clic en Ver Todas junto a la actividad actual.

 

 

 

 

Cada actividad muestra su nombre, descripción y el tiempo estimado de ejecución. El estado de cada actividad puede ser:

EstadoSignificadoSin IniciarLa actividad aún no ha comenzado.PróximaEs la siguiente actividad en ejecutarse.CompletadaEl técnico ya terminó esta actividad.

 

 

 

6.4  Técnico en caminoCuando el técnico inicia su desplazamiento hacia tu dirección, el estado del servicio cambia a Técnico en Camino. En la sección Agenda puedes ver la cita con este estado actualizado.

 

 

 

 

Desde el detalle del servicio, mientras el técnico está en desplazamiento, aparecerá un mapa con la ubicación en tiempo real y el tiempo estimado de llegada.

Desde el detalle del servicio, mientras el técnico está en desplazamiento, aparecerá un mapa con la ubicación en tiempo real y el tiempo estimado de llegada.


Figura S6 — Mapa de ubicación del técnico en camino

Dato útil:  El mapa muestra el nombre del técnico, el tiempo estimado de llegada y la distancia aproximada. Puedes hacer clic en Ver detalles completos para acceder al detalle del servicio.

6.5  Detalles completos durante el desplazamientoAl hacer clic en Ver detalles completos desde el mapa, accedes a la vista de Detalles del Servicio. Aquí puedes ver la información de la cita, la dirección, el técnico asignado con su número de contacto y el historial de estados del servicio.

 

 

 

 

 

 

6.6  Servicio en progreso Una vez que el técnico llega y comienza el trabajo, el estado cambia a Servicio en Progreso. Puedes seguir en tiempo real cuál actividad está ejecutando el técnico desde la sección Actividad actual.

 

 

 

 

 

Si haces clic en Ver Todas puedes ver el avance de todas las actividades. Las que ya terminaron aparecen marcadas como Completadas con un círculo verde.

 

 

 

 

 

 

 

6.7  Servicio finalizadoCuando el técnico termina todas las actividades y cierra el servicio, el estado cambia a Técnico Finalizó. La vista de detalle mostrará que no hay actividades en progreso ni pendientes, y podrás consultar el resumen final del servicio.

6.7  Servicio finalizadoCuando el técnico termina todas las actividades y cierra el servicio, el estado cambia a Técnico Finalizó. La vista de detalle mostrará que no hay actividades en progreso ni pendientes, y podrás consultar el resumen final del servicio.


Figura S10 — Detalle del servicio finalizado

 

 

Recuerda:  Una vez finalizado el servicio, recibirás una notificación de Cita completada en tu panel de notificaciones. También podrás consultar el historial del servicio en cualquier momento desde la Agenda

 

 

 

7. Mi PerfilEn la sección Perfil puedes consultar la información de tu cuenta registrada en el sistema.

 

 

7.1  Información personalElementoDescripciónNombreNombre completo registrado en la cuenta.Correo electrónicoDirección de correo asociada al perfil.IdentificaciónNúmero de documento de identidad (si fue registrado).TeléfonoNúmero de celular con el que ingresaste al portal.GéneroDato de género registrado en el sistema.

7.2  PreferenciasElementoDescripciónIdiomaDefine el idioma de la interfaz del portal. Por defecto está en Español.TemaCambia la apariencia visual. La opción Sistema adapta el tema según la configuración de tu dispositivo.

7.3  Información adicionalAl fondo del perfil encontrarás tu ID de Usuario, un número único que identifica tu cuenta. Este dato puede ser útil si necesitas contactar a soporte técnico.

7.4  Cerrar sesiónPara salir del portal de forma segura, haz clic en el botón rojo Cerrar sesión al final de la página de Perfil, o en la opción Cerrar sesión del menú lateral izquierdo.

Recomendación:  Si accedes al portal desde un computador compartido, siempre cierra sesión antes de salir para proteger tu información.




8. Preguntas Frecuentes
¿Qué hago si no recibo el código de verificación por WhatsApp?
Espera al menos 30 segundos. Verifica que el número que ingresaste es correcto y que tienes señal o datos activos. Luego haz clic en Reenviar. Si el problema persiste, usa la opción de correo electrónico o contacta a soporte.

¿Puedo ingresar desde el celular?
Sí. El portal está optimizado para funcionar en dispositivos móviles. Puedes abrirlo directamente desde el navegador de tu celular.

¿Por qué no aparecen mis servicios?
Puede ser que los servicios aún no estén registrados en el sistema por parte de tu proveedor. Haz clic en el botón de actualizar y espera unos minutos. Si el problema continúa, comunícate con el proveedor del servicio.

¿Puedo cancelar o reprogramar una cita desde el portal?
En esta versión del portal, la función de cancelación o reprogramación directa no está disponible. Para hacerlo, comunícate con tu proveedor de servicio.

¿Mis datos están protegidos?
Sí. Al usar el portal aceptas los Términos de Servicio y la Política de Privacidad de Coral Systems. El sistema usa verificación por código para garantizar que solo tú puedas acceder a tu cuenta.

¿Con quién me comunico si tengo problemas?
En la pantalla de verificación encontrarás un enlace Contacta a soporte. También puedes comunicarte directamente con el proveedor del servicio que te compartió el enlace al portal.

9. Glosario
TérminoDefiniciónCitaVisita programada de un técnico para realizar un servicio en una dirección específica.Código de verificaciónNúmero de 6 dígitos que el sistema envía por WhatsApp o correo para confirmar tu identidad.Estado de la citaIndicador que muestra en qué etapa se encuentra la cita: Confirmada, Pausada, Cancelada o Completada.NotificaciónAlerta automática del sistema sobre cambios o recordatorios relacionados con tus citas.PerfilSección del portal donde está almacenada tu información personal y preferencias.ProveedorEmpresa o persona que contrata los servicios de Coral Systems para gestionar sus visitas técnicas.ServicioTrabajo técnico contratado, como instalación, mantenimiento o reparación.TécnicoPersona asignada para realizar el servicio en tu domicilio o lugar indicado.